Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer u de website en diensten van Bookable (de “Dienst”) gebruikt. Wij verwerken persoonsgegevens volgens toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en, waar van toepassing, de Britse AVG.

1. Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)

Verwerkingsverantwoordelijke: SIA ClearTech, handelend onder de naam Bookable. Geregistreerd adres: Raunas iela 45-k5, 254, Riga, Letland. E-mail: info@bookable.live.

2. Welke gegevens wij verzamelen

• Account- en authenticatiegegevens: naam, e-mailadres, aanmeldgegevens en beveiligingstokens.
• Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, logo, telefoonnummers, adres, tijdzone, diensten, boekingsvoorkeuren en beschikbaarheid.
• Klanten en boekingen: contactgegevens, afspraakgegevens (tijd, dienst, locatie), voorkeuren, herinneringen en bijbehorende communicatie.
• Agenda’s en integraties: verbindingsstatus en instellingen voor Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 en ICS, agenda-identificatoren en synchronisatielogboeken.
• Communicatie: e-mails, WhatsApp-berichten, sjablonen en bezorgdiagnostiek die u via de Dienst gebruikt.
• Betaling en abonnement: abonnementsstatus, plan- en betalingsidentificatoren, indien ingeschakeld. Kaartgegevens worden door onze betalingsprovider verwerkt.
• Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens en interactiegebeurtenissen voor beveiliging, diagnose en inzicht in websitegebruik, waaronder via Google Analytics.

3. Hoe wij gegevens verzamelen

• Rechtstreeks van u wanneer u een account aanmaakt, uw bedrijf instelt of functies gebruikt.
• Van gekoppelde providers, zoals Google of Microsoft, wanneer u integraties autoriseert.
• Van uw klanten wanneer zij boeken of reageren op communicatie via de Dienst.
• Automatisch via cookies of vergelijkbare technologie voor beveiliging en basisanalyse (zie “Cookies en vergelijkbare technologieën”).

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

• De Dienst leveren en beheren — AVG art. 6(1)(b), uitvoering van een overeenkomst, en 6(1)(f), gerechtvaardigde belangen.
• De Dienst beveiligen en misbruik voorkomen — AVG art. 6(1)(f), gerechtvaardigde belangen.
• Met u communiceren over updates, storingen en ondersteuning — AVG art. 6(1)(b) en/of 6(1)(f).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen — AVG art. 6(1)(c).
• Marketingcommunicatie, indien van toepassing — AVG art. 6(1)(a), toestemming, of 6(1)(f), gerechtvaardigde belangen.

Wanneer u via een bedrijf dat onze Dienst gebruikt een afspraak boekt, kan in de laatste stap een optioneel vakje voor marketingtoestemming verschijnen. Als u dit aanvinkt, registreren wij uw toestemming zodat het bedrijf u marketingberichten kan sturen. U kunt uw toestemming intrekken via de afmeldoptie in berichten, indien beschikbaar, of door contact op te nemen met het bedrijf.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor de genoemde doeleinden en wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen. Na verwijdering van een account verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij langere bewaring wettelijk vereist is of nodig is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

6. Delen van gegevens en dienstverleners

Wij gebruiken externe dienstverleners om Bookable te laten werken. De rol van een provider hangt af van de dienst en de toepasselijke overeenkomst: sommige providers zijn verwerkers die in onze opdracht handelen; andere kunnen zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken zijn. Onze providers zijn onder meer:

• Supabase (hosting, authenticatie, database, opslag en serverless functies) — Privacy
• Netlify (hosting/CDN van de webapp en marketingwebsite) — Privacy
• Resend (transactie- en account-e-mails) — Privacy
• Twilio (sms-bezorging en bezorgstatus, wanneer sms is ingeschakeld) — Privacy
• Google (OAuth en Google Calendar) — Privacy
• Google Analytics (gebruiksanalyse van marketingwebsite en webapp) — Privacy
• Google Ads (meting van advertentieconversies in de webapp na optionele trackingtoestemming) — Privacy
• Meta Pixel (meting van advertentieprestaties en conversies in de webapp, indien ingesteld en na optionele trackingtoestemming) — Privacy
• Sentry (foutbewaking van de app, indien ingesteld; standaard is het verzamelen van persoonsgegevens uitgeschakeld, maar foutrapporten van aangemelde gebruikers kunnen een interne accountidentificator bevatten) — Privacy
• Microsoft (OAuth en Outlook/Office 365 via Graph) — Privacy
• Cloudflare Turnstile (misbruikpreventie) — Privacy
• Stripe (betalingen en abonnementen, indien ingeschakeld) — Privacy
• WhatsApp Business Platform (Meta) (indien ingeschakeld) — Voorwaarden

MCP en AI-assistenten

Wanneer een bedrijf Bookable via MCP met een AI-assistent verbindt, kan de AI-provider die in het assistentaccount is gekozen de ingediende vragen en de gegevens uit Bookable-tools verwerken. Bookable beperkt de resultaten tot de verleende toestemmingen en gevraagde tools. De provider heeft eigen voorwaarden, privacyverklaring en bewaarkeuzes. Een bedrijf mag klantgegevens alleen zo gebruiken wanneer zijn privacy-informatie, rechtsgrond en instructies deze verwerking dekken. Gepseudonimiseerde klantreferenties blijven persoonsgegevens. Met afzonderlijke toestemmingen voor klantbeheer, gegevensexport of klantverwijdering kan dezelfde versleutelde referentie van 10 minuten één klant selecteren voor correctie of afmelding voor telefoonberichten, een privé-export voorbereiden of een verwijderingsvoorbeeld maken. De AI-assistent ontvangt geen klant-ID of contactgegevens; alleen de aangemelde eigenaar kan wijzigingen in Bookable beoordelen en goedkeuren of de export downloaden. Een verwijderingsvoorbeeld verwijdert geen gegevens: de eigenaar moet het uitdrukkelijk aanvragen, bewaarplichten beoordelen en de exacte actie in Bookable goedkeuren. Elke actie vereist een eigen toestemming.

• Een kort geldige, versleutelde referentie kan één afspraak aanwijzen voor een door de eigenaar aangevraagde annulering, verplaatsing of statuswijziging (voltooid/niet verschenen), zonder de naam of contactgegevens van de klant aan de AI-provider te sturen. De eigenaar geeft de lokale bedrijfsdatum en -tijd op en zo nodig de dienst. Bookable toont een identiteitsvrij voorbeeld en een goedkeuringslink, zonder stabiel afspraak-ID of directe afspraaklink. Tijd, dienst en status kunnen nog steeds persoonsgegevens zijn. Iedere actie vereist een eigen toestemming en de exacte goedkeuring van de eigenaar in Bookable. Annulering kan het ingestelde restitutiebeleid volgen en één door de eigenaar gekozen e-mail bevatten; bij verplaatsen kan één optionele e-mail worden gekozen. Een statuswijziging verstuurt geen bericht en verandert geen betalingsgegevens. Deze acties sturen geen sms.
• Met aparte toestemmingen voor klantgeschiedenis en communicatie/betalingen kan dezelfde referentie één klant of afspraak selecteren voor een recente-geschiedenissamenvatting of een bezorg-/betalingsstatuscontrole. Resultaten bevatten geen klantidentiteit, contactgegevens of afspraak-/bericht-/betalings-ID. Een betalingscontrole kan de vastgelegde status, oorspronkelijke bedrag, valuta en betalingssoort teruggeven. Datums, diensten, statussen en betalingsgegevens kunnen ook zonder identiteit persoonsgegevens zijn.
• Een afzonderlijk toegestane herhaalboeking gebruikt de meest recente afgeronde Bookable-afspraak van de gekozen klant. De AI-assistent ontvangt de voorgestelde dienst en boekingsdetails, maar niet het ID of de titel van de oorspronkelijke afspraak, notities, identiteit of contactgegevens.
• Afzonderlijk geautoriseerde wachtlijsttools kunnen, wanneer de eigenaar daar uitdrukkelijk om vraagt, itemnamen en voorkeuren tonen. Ze kunnen wachtende of geïnformeerde items koppelen aan beschikbare servicetijden voor één exact tijdslot of een gekozen periode van maximaal 31 lokale bedrijfsdagen. De koppelresultaten bevatten alleen ondoorzichtige item-ID's, datum en tijd, wachtrijpositie en voorkeursovereenkomsten; geen namen, contactgegevens of notities. Contactgegevens worden alleen teruggegeven voor één wachtlijstitem wanneer de eigenaar daar uitdrukkelijk om vraagt. Bij selectie voor een boeking vergelijkt Bookable het opgeslagen e-mailadres of telefoonnummer intern met bestaande klantrecords; deze gegevens worden niet aan de AI-assistent teruggegeven. Voor het aanmaken van een nieuwe klant is aparte toestemming nodig. De eigenaar controleert en keurt de exacte boeking goed in Bookable. Er wordt niet onmiddellijk een klantbericht verstuurd; de eigenaar kan kiezen of een bevestigingsmail wordt verzonden. Met dezelfde afzonderlijke wachtlijsttoestemming kan ook een alleen-lezen samenvatting van de huidige actieve wachtlijst worden opgevraagd, met totalen en aantallen per status en de vraag per dienst of medewerker. Aantallen van 1 tot en met 4 worden verborgen. De volledige uitsplitsing per dienst of medewerker wordt verborgen als een groep minder dan 5 items bevat; waar nodig worden ook aanvullende totalen onderdrukt. Dit is een momentopname, geen historische trend, omdat Bookable geen historische wachtlijstmomentopnamen bewaart.
• Een afzonderlijk toegestane tool voor bedrijfsprofiel- of dienstbeschrijvingen kan de huidige openbare tekst en het voorgestelde alternatief verwerken zodat de eigenaar dit kan beoordelen. Bookable slaat de wijziging pas op na uitdrukkelijke goedkeuring. Met een afzonderlijke toestemming voor het bedrijfsprofiel kan de tool ook wijzigingen aan openbare website-, sociale-media- of prijslijstlinks voorbereiden. De voorgestelde links die de eigenaar invoert, worden door de gekozen AI-provider verwerkt; Bookable toont de exacte oude en nieuwe links aan de eigenaar, en de links worden pas openbaar na goedkeuring. Voeg geen klantgegevens, klantspecifieke identificatoren, trackingtokens of privé-informatie toe aan openbare tekst of links. Met de afzonderlijke, optionele toestemming voor dienstbeheer kan de assistent de huidige en voorgestelde prijs of duur voor één dienst verwerken om een wijziging voor te bereiden. De gekozen AI-provider kan deze waarden verwerken. Bookable past alleen de exacte door de aangemelde eigenaar goedgekeurde prijs of duur toe. Prijswijzigingen gelden alleen voor nieuwe boekingen; bestaande afspraken behouden hun opgeslagen prijs. Duurwijzigingen beïnvloeden de beschikbaarheid voor toekomstige boekingen; bestaande afspraken behouden hun opgeslagen duur. Geen van beide wijzigingen verstuurt een klantbericht. Met een aparte toestemming voor beschikbaarheidsbeheer kan de assistent sluitingen/openingen voor specifieke datums, aangepaste openingstijden of terugkerende weekuren voor het bedrijf of één medewerker voorbereiden. Elke wijziging vereist exacte goedkeuring in Bookable; bestaande afspraken blijven ongewijzigd en er worden geen klantberichten verstuurd. In de goedkeuringsweergave in Bookable kan alleen een geaggregeerd aantal bestaande afspraken voor een periode verschijnen. Dat aantal, namen en contactgegevens worden niet met de assistent gedeeld. Afgeronde voorbeelden worden geredigeerd en vallen onder dezelfde bewaartermijn als MCP-workflows.

Wij kunnen gegevens bekendmaken wanneer de wet dit vereist of om onze rechten, gebruikers of het publiek te beschermen. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Internationale doorgiften

Uw gegevens kunnen buiten uw land worden verwerkt, ook buiten de EER of het VK. Waar nodig gebruiken wij passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

8. Uw rechten (EER/VK)

• Recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar (ook tegen direct marketing) en overdraagbaarheid.
• U kunt toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd; dit doet geen afbreuk aan verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

Neem contact op via info@bookable.live om uw rechten uit te oefenen. U kunt ook een klacht indienen bij uw lokale toezichthouder (EER: edpb.europa.eu; VK: ico.org.uk).

9. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken noodzakelijke cookies en anti-bottechnologieën, zoals Cloudflare Turnstile, voor beveiliging. Google Analytics werkt op de marketingwebsite en in de Bookable-webapp. In de app staan niet-essentiële opslagmogelijkheden van Google-tags standaard uit; Google kan bij die instelling nog beperkte cookieloze toestemmingssignalen ontvangen. Als u optionele analyse- en marketingtracking in de app toestaat, kunnen Meta Pixel en Google Ads worden geladen voor advertentie- en conversiemeting. Deze diensten kunnen apparaat-/browsergegevens, bezochte pagina’s, campagne-identificatoren en conversiegebeurtenissen ontvangen. Gebruiksanalyse voor aangemelde accounts kan een gepseudonimiseerde Bookable-accountidentificator bevatten; app-URL’s worden opgeschoond voordat analysegebeurtenissen worden verzonden. U kunt optionele tracking accepteren of weigeren en uw keuze later wijzigen via “Cookie-instellingen” in de appvoettekst. Waar de wet dit vereist, vragen wij toestemming voordat wij niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologie gebruiken.

U kunt cookies ook beperken via uw browserinstellingen. Google biedt een browseradd-on om u af te melden voor Google Analytics: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

10. Privacy van kinderen

Onze Dienst is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Denkt u dat een kind persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

11. Verwijderingsinstructies (voor Facebook-/Meta-gebruikers)

Als u Facebook Login hebt gebruikt voor Bookable en uw gegevens uit onze systemen wilt laten verwijderen, kunt u:

• Automatische verwijdering: log in op Bookable en ga naar Instellingen → Account → Account verwijderen.
• Handmatig verzoek: als u geen toegang hebt tot uw account, mail dan info@bookable.live met als onderwerp “Verzoek om gegevens te verwijderen” en vermeld het e-mailadres van uw account.

Wij verwerken uw verwijderingsverzoek binnen 30 dagen. Sommige gegevens moeten mogelijk worden bewaard voor wettelijke of boekhoudkundige doeleinden zoals toegestaan op grond van AVG art. 6(1)(c).

12. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij publiceren wijzigingen hier en geven bij belangrijke wijzigingen aanvullende kennisgeving.

13. Contact

SIA ClearTech, Raunas iela 45-k5, 254, Riga, Letland. E-mail: info@bookable.live.